L’entrée en vigueur des nouvelles règles en matière d’acquisition et de report des congés payés pendant les arrêts maladie signifie-t-elle un nouveau casse-tête pour les gestionnaires de paie et les RH ?
On fait le point avec Bertrand Milas Directeur Externalisation et BPO RH Alixio Group, et Directeur des Opérations Cabinet Lacomblez : en deux-deux.
De quoi parle-t-on ?
D’une loi entrée en vigueur le 24 avril dernier, qui modifie les règles d’acquisition de congés payés en cas d’arrêt maladie.
Auparavant, les salariés en arrêt de travail non-professionnel n’accumulaient aucun congé payé, et ceux en arrêt de travail consécutif à un accident du travail ou à une maladie professionnelle n’en acquéraient que durant la première année d’arrêt de travail ininterrompu.
La France devait se mettre en conformité avec le droit européen, et une jurisprudence de la Cour de cassation du 13 septembre 2023 avait déjà écarté les dispositions françaises en la matière…
Pourquoi c’est compliqué ?
En soi, cette loi qui pose le cadre des règles d’acquisition et de report de congés payés est plutôt une bonne nouvelle : le but est d’éviter la multiplication des litiges découlant des arrêts du 13 septembre 2023.
La sécurité juridique, après tout, c’est appréciable, non ? Sauf que le diable se niche dans les détails…
- Les règles ne sont pas les mêmes selon qu’on se trouve face à un arrêt d’origine professionnelle ou à un arrêt d’origine non professionnelle : 2,5 jours par mois dans le premier cas, 2 jours dans le second.
- L’entreprise doit impérativement informer le salarié de retour d’arrêt maladie, dans un délai d’un mois, quant au nombre de jours de congé dont il dispose et la date jusqu’à laquelle ces jours de congé peuvent être pris.
- Le bulletin de salaire peut servir d’outil d’information. Il va donc falloir y rajouter des mentions, pile quand on annonçait le grand chantier de sa simplification…
- Concernant le report de 15 mois des congés acquis avant ou pendant un arrêt de maladie (professionnelle ou non), la loi oblige à un suivi strict en retenant un point de départ différent entre :
- Les congés acquis et qui ne peuvent pas être pris durant la période de prise habituelle à cause de l’arrêt maladie de « courte durée » : le salarié bénéficiera d’un délai de report de 15 mois débutant à son retour de maladie au moment où il est informé des droits restant à prendre
- Les congés acquis durant un arrêt maladie de plus d’un an à la date de fin d’acquisition des droits : le salarié bénéficiera également d’un report de 15 mois mais qui commencera à courir dès la fin de la période d’acquisition de ces congés
- La loi est rétroactive au 1er décembre 2009. Concrètement, le salarié dispose d’un délai de 2 ans pour agir en justice s’il est encore en poste, et d’un délai de 3 ans s’il n’est plus lié à son employeur.
Alors que fait-on ?
Pour éviter qu’une loi ambitionnant de limiter l’impact des nouvelles règles pour les entreprises ne débouche sur une gestion des plus complexes dans dans les faits, voici quelques conseils pratiques:
- Prenez rapidement contact avec l’éditeur de votre logiciel de gestion de paie pour paramétrer le logiciel en question à l’aune des nouvelles disposition législatives.
- Respectez strictement l’obligation d’information : En cas de rupture du contrat de travail, vous pourriez en effet être amené à verser une ICCP plus importante que celle qui aurait été due si les CP s’étaient éteints par l’effet de la loi
- Évaluez rapidement le coût financier associé à un rappel de congés payés
- Mettez en mesure, voire en demeure, vos salariés concernés de prendre les congés reportés
- Pour vos salariés toujours en poste, prévoyez de prendre du temps pour expliquer la nouvelle règlementation et répondre aux demandes individuelles : si c’est compliqué pour les services RH, cela l’est encore plus pour les salariés !
- Faites attention aux provisions comptables, qui vont nécessairement s’en trouver affectées.
- Pour les anciens collaborateurs qui viennent réclamer leur dû – avec le risque contentieux prévisible dans ce genre de cas – ne vous lancez pas dans une recherche archéologique impossible : externalisez la tâche au plus vite, vos équipes de gestion de paie sont probablement déjà suffisamment occupées !
En résumé, une loi d’apparence technique mais qui a un effet direct sur la marque employeur, la sécurisation RH et n’est pas neutre en termes financiers !
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