Pourquoi externaliser ses processus administratifs RH est devenu un mode de gestion optimal pour les entreprises après le Covid.

10.05.2022
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Externaliser les Processus Administratifs RH

C’est l’un des effets de la crise Covid qui a touché et touche par certains aspects encore, les entreprises. Elles ont toutes du, dans l’urgence, sous l’effet de la pression et des décisions à prendre, s’inventer entreprises agiles. Quel rôle peut jouer aujourd’hui l’externalisation administrative RH dans cette transformation ?

Une multiplication des processus administratifs RH qui rend incontournable leur digitalisation.

En deux ans, les entreprises et leurs salariés ont dû faire face à des changements inédits. Eloignement des équipes pendant les confinements, activité partielle, mise en place du télétravail de façon massive et pérenne. Autant de nouvelles contraintes qui ont multiplié les process administratifs RH.

De plus, ce sont les relations mêmes des collaborateurs à leurs entreprises qui ont évolué, les salariés souhaitant de plus en plus bénéficier dans leurs relations RH au travail de la fluidité qu’ils expérimentent dans leur vie privée, par exemple avec leurs « appli smartphones » ou avec certains services administratifs digitalisés.

La crise du Covid a d’ailleurs accéléré la fin des cultures de relations d’entreprise traditionnelles. C’en est fini de la politique de la porte ouverte en matière de ressources humaines : En cas de problème administratif, comme mettre la main sur une attestation ou un contrat de travail, le collaborateur allait en général frapper à la porte d’un bureau espérant que quelqu’un réponde et trouve une solution.

Aujourd’hui, de plus en plus de salariés sont en télétravail, à distance, ou en déplacement et ne peuvent attendre pour qu’on puisse apporter une réponse à leurs demandes de manière « traditionnelle ». Par ailleurs, ils ne comprennent plus que le support RH interne et leur expérience collaborateur soient si décorrélés de la simplicité et de la digitalisation qu’ils vivent en tant que client en dehors du monde de l’entreprise. Il a fallu inventer une « relation client interne » au sein des entreprises, avec de réelles ambitions de SLA (« niveaux de services ») et de digitalisation.

Externaliser son « administratif RH » pour améliorer l’expérience collaborateurs et fidéliser ses talents.

La réponse optimale à ces nouveaux défis de transformation passe par l’outsourcing des processus administratifs RH. 

C’est le positionnement du Cabinet Lacomblez du Groupe Alixio, qui propose des solutions d’externalisation de l’administration RH et de la paie : « Apporter une user expérience aux collaborateurs dans leur gestion RH, tout en sécurisant leur cycle de vie administratif ». Avec des exigences fortes concernant le niveau des prestations, aussi bien en termes de qualité, d’expertises métiers ou de satisfaction du salarié, le client final.  

« En quelques mois de crise, les entreprises ont vu qu’elles avaient des obligations de résultats et plus seulement de moyen à l’endroit des services RH qu’elles offrent à leurs salariés ou à leurs candidats », explique Bertrand Milas, directeur au sein du Groupe Alixio. Effet positif de la crise, les entreprises ont massivement repensé leurs relations avec leurs collaborateurs, en se mettant dans une position de « prestataire de service RH » pour leurs collaborateurs ou leurs futurs candidats. En travaillant dans plusieurs directions : comment simplifier leur vie administrative, comment développer des services RH rapides et efficients (et donc des applications RH associées), et comment mieux anticiper leurs besoins vis-à-vis de leur employeur… Employeur qui doit par ailleurs les fidéliser !

« Toute rupture de service est une perte de satisfaction, d’engagement et in fine de productivité, analyse Bertrand Milas. Et les bons prestataires d’externalisation RH & paie sont ceux qui aident les entreprises à augmenter l’expérience des candidats et collaborateurs au sein de leur entreprise. »

Cela suppose d’innover en permanence pour proposer de nouveaux produits, de nouveaux services, en ayant toujours un œil sur ce qui se pratique à ailleurs en Europe, ou les habitudes d’externalisations RH sont plus développées. « Par exemple aujourd’hui, le paiement fractionné des salaires, via des demandes sur applications web, sont particulièrement regardées par des sociétés qui veulent se positionner en employeur de choix et attirer et conserver les talents ».

Bertrand Milas parie sur le développement fort à venir des services RH au sein des entreprises, dynamisées par l’externalisation RH : « Les prestataires d’externalisation paie & administration RH apportent plus de souplesse, d’innovation et de proactivité dans les entreprises. Elles portent dans leurs promesses une obligation de résultat à être toujours au rendez-vous des meilleures pratiques du marché, pour leurs clients et leurs collaborateurs. »

Le collaborateur « consommateur » de prestations RH dans un contexte de pénurie des talents .

Les entreprises doivent aujourd’hui affronter de nouveaux défis, prendre des décisions rapides et surtout assurer un niveau de service élevé pour les collaborateurs qui pourraient sinon être tentés de quitter leur entreprise. Dans la guerre des talents, tout fait sens, tout compte, pour conserver ses salariés ou en recruter de nouveaux. Les collaborateurs se comportent « comme des consommateurs a qui il faut offrir un ensemble de prestations, comme un coffre-fort électronique, un accès simple à toutes les pièces administratives », poursuit Bertrand Milas. Pour les entreprises, travailler en mode « élargi » avec des prestataires d’externalisation RH, c’est un moyen efficace de dynamiser la digitalisation de son administratif RH, véritable enjeu post-covid. « Lorsque nous conseillons et accompagnons des sociétés dans leurs plans de recrutement via nos solutions de RPO, nous portons beaucoup d’importance à valoriser ces services internes et leur digitalisation auprès des candidats », ajoute Bertrand Milas.

Ce sont de nouvelles notions qui apparaissent aujourd’hui dans les entreprises, on parle « d’employeur care, de candidat care ». Toutes choses qui auraient peut-être laissé les entreprises dubitatives il y a quelques années, mais qui aujourd’hui sont devenues des valeurs centrales pour qui veut recruter et garder ses talents.

Pour en savoir plus sur l’accompagnement du cabinet Lacomblez, découvrez nos solutions d’externalisation RH et Paie.

Le cabinet Lacomblez, expert de l’externalisation et de la sécurisation des processus RH et paie du Groupe Alixio, intervient aussi dans des contextes exigeants de procédures collectives (plan de sauvegarde, redressement ou liquidation judiciaire) ou de plans collectifs (PDV, RCC, GEPP/GPEC). Découvrez également l’accompagnement du Cabinet Lacomblez dans la sécurisation administrative et juridique des projets de réorganisation.