La communication par écrans interposés.

24.03.2022
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Communication par écrans interposés

Télétravail, mode hybride, reconfiguration des modes de management et de communication… La crise de la Covid a profondément bouleversé le monde du travail. Il est temps de tirer les enseignements de ces deux ans de pandémie pour aider les entreprises à aller plus loin ; pour mieux surmonter les crises qui viendront.

Rencontre avec Raphaële Gauducheau, Senior Partner – Associée Alixio et Présidente de VerbaTeam..

Quel retour d’expérience faites-vous après ces deux ans de crise vécus par les entreprises et vos clients en termes de communication ?

Nous notons deux conséquences principales : la première, tout le monde est passé par nécessité en télétravail de façon massive depuis deux ans. Sur le long terme, la qualité des relations humaines en a été affectée car la qualité de l’échange a été impactée défavorablement. Les entreprises ont réalisé combien le besoin de communiquer était vital pour maintenir le lien, au-delà de passer les informations nécessaires aux opérations usuelles. La seconde, est liée à l’animation managériale. Tous les managers ont dû animer leurs équipes de façon virtuelle sans formation préalable. Or quand une réunion se tient en visio, et qu’on en enchaine 5, 6 ou 7, on a tendance à aller directement au but et à négliger le small talk de départ. Ce temps permet pourtant à chacun de s’installer dans la réunion, faire une mini-césure entre le sujet précédent et le suivant. Un simple exemple : avant de commencer une nouvelle visio, je préconise toujours de soigner « l’entrée en relation » avec les participants : demander à chacun comment il va, comment s’est passé son week-end, toutes ces petites choses qui permettent de se détendre, de faire un ‘reset’ avant de plonger dans le sujet suivant. Cette pratique facilite la transition et regénère de l’énergie pour traiter l’ordre du jour suivant.

A distance, singulièrement en visio, les discussions sont parfois plus difficiles : certains ne mettent pas leur caméra, d’autres gèrent leurs mails et ne participent pas vraiment ; les échanges peuvent paraître plus abrupts car il n’y a pas l’interaction du présentiel. De ce fait, il est important de bien gérer la fin des communications : récapituler les points clés de l’échange, les prochaines étapes et le qui fait quoi ; enfin donner le signe à chacun qu’il peut se déconnecter sans quitter le collectif brutalement.

Vos clients ont-ils manifesté le besoin d’être aidé sur ce sujet, encore aujourd’hui ?

Oui, nos clients ont assez vite réalisé qu’il fallait former l’ensemble de la ligne managériale à ces prises de parole régulières à distance. Avec des enjeux différents en fonction des niveaux hiérarchiques. Nous les aidons encore aujourd’hui, car ils savent qu’il n’y aura pas de retour en arrière, mais la nature de nos interventions a changé.

Lors du premier confinement les gens pouvaient passer de 8 heures à 9 heures par jour en réunion à distance ; petit à petit les choses se sont régulées. Très souvent les managers n’étaient pas formés et parfois ne le sont pas plus aujourd’hui. Il y a deux ans, ils faisaient souvent face à des difficultés techniques – comment partager son écran, comment envoyer des messages etc. – qu’ils ont surmontées. Aujourd’hui, il faut encore leur apprendre les techniques de communication à distance : comment apparaître à l’écran (cadrage, luminosité), que faire si les caméras sont fermées, comment travailler son image vocale, etc.

Les managers vont aussi devoir traiter un mode d’animation hybride : avec à la fois des gens sur place et des gens derrière un écran lors des réunions. Les règles ne sont pas les mêmes, les « trucs » pour que tout se passe bien et que chacun se sente concerné, sont différents. Cela s’apprend et c’est l’intérêt de la formation que nous apportons.

Pensez-vous que le degré d’aisance avec les réunions à distance soit une question de génération ?

Si les jeunes sont généralement plus à l’aise avec le digital, ils ne gèrent pas mieux une réunion virtuelle ; j’oserais même dire que c’est parfois le contraire : par exemple, ils vont vouloir faire plusieurs choses en même temps et zapper sur les applications ; ils n’hésiteront pas à couper leur caméra pour gérer leurs mails, ou être sur internet et manquer de facto des informations et échanges importants. Il convient donc de rappeler les règles de la réunion, celles de la prise de parole en visio qui suppose qu’on lève la main et qu’on n’interrompe pas l’orateur au débotté par exemple, comme on peut le faire dans une réunion physique. C’est tout l’intérêt des formations en techniques de communication que nous pouvons mener avec les équipes de Verbateam.

La crise du Covid aurait donc enterré les réunions en « présentiel » et peut être mis fin à ce que dénoncent beaucoup de salariés la réunionite ?

Non, les réunions en présentiel ont encore de belles heures devant elles ! Mais pas de façon imposée : les collaborateurs veulent avoir la souplesse de participer à une réunion à distance à certains moments.  Les entreprises savent qu’un retour en arrière pourrait être très dommageable. Accepter que les collaborateurs ne se déplacent pas systématiquement pour une réunion démontre ouverture d’esprit et souplesse. C’est également faire confiance : ça n’est pas parce qu’on n’est pas là physiquement qu’on n’est pas engagé et intéressé. Sans compter les enjeux environnementaux et QVT . Combien de salariés vous disent aujourd’hui qu’ils ont gagné du temps, de la tranquillité d’esprit et donc de la productivité à moins se déplacer. Et évidemment, on pollue moins en restant chez soi ! Autant de bénéfices qui jouent dans l’appréciation d’une marque employeur pour des candidats et des futurs talents à recruter.

Pour en savoir plus sur l’accompagnement en techniques de communication proposé par Verbateam, consultez les formations proposées par VerbaTeam.

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